روزمره 19 آذر 1396 / مدیریت ایمیل!

سلام!
خیلی وقت بود من اینجا مطلبی ننوشته بودم و به لطف مخاطبان و دوستان عزیزی که لطف دارن همکاری می‌کنن، وبلاگ هم دیگه تقریباً تبدیل شده به یک منبع مستقل برای بحث مهاجرت کاری. خوشحالم که داره مفید واقع میشه. اما مطلب امروز همینطور که از اسمش پیداس متفاوته…

همه ایمیل داریم و ازش استفاده می‌کنیم؛ گاهی اوقات هم پیش میاد که چند ایمیل مختلف داریم و باید همه رو چک کنیم یا در موقعیت های مختلف از یک ایمیل خاص استفاده کنیم. مثلاً من در حال حاضر مجبور به استفاده از 8 آدرس ایمیل اصلی هستم که هر کدوم برای یک شرکت یا کار خاص استفاده میشه و فقط یک ایمیل شخصی دارم. بعنوان یک مقیاس، بطور میانگین در یک ماه گذشته، من روزی 230 ایمیل ورودی داشتم و 78 ایمیل خروجی. تقریباً روزی 10 ایمیل شخصی ورودی داشتم و 6 ایمیل شخصی خروجی.
جلوتر میبینیم که چجوری این حجم مکاتبه رو مدیریت میکنم و آیا واقعا همه این ایمیل ها رو با دقت کامل خوندم یا نه؟

با حجم تبادل اطلاعاتی که این روزا میشه و خیلی موارد زندگی که دیگه الکترونیکی شدن، مدیریت ایمیل واقعاً یجورایی هنر میتونه محسوب بشه و خیلی مهمه که کارآمد و منظم و مرتب از ایمیل استفاده کنیم، مخصوصاً که وقت طلاست. (میخواستم بگم efficient اما مجبور شدم از چندتا کلمه فارسی بجاش استفاده کنم :دی)

خیلی ممکنه پیش بیاد که یکی رو ببینین یا یه همکار یا یه شریک تجاری و بگه “یک ماه قبل ایمیل زدم اما هیچ جوابی ندادی” و بنظرم این اصلاً خوشایند نیست.

چون ممکنه جلوتر سوال بشه، ابزارهایی که من بطور مستقیم در ارتباطات با مدیریت ایمیل استفاده میکنم اینا هستن:

• بسته‌ی Google Apps G-Suite (البته ابزارهای ذیل برای اکانت‌های معمولی Google هم در دسترس هستن)
  • Gmail روی دسکتاپ/نوت-بوک
  • Inbox روی گوشی و تبلت
  • Google Calendar همه جا
  • Boomerang در Gmail جهت بازگردانی یا یادآوری ایمیل‌های خاص
  • Google Keep
• Microsoft Office 365 از سرِ مجبوری بخاطر Compliance با بعضی از مشتری‌ها. هرچند که تاجاییکه شده و policyهای اون مشتری اجازه میداده سعی کردم اونارو هم یا حداقل تقویمشون رو با تقویم خودم integrate کنم.
  • Outlook
  • Calendar
  • Tasks

در همین راستا، من خودم چندتا نکته رو در مدیریت ایمیل هام رعایت میکنم که تا بتونم efficient از این ابزار دنیای دیجیتال استفاده کنم و متضرر نشم یا درگیر موقعیت‌های ناخوشایند کاری نشم:

• استفاده از Rule و فیلتر کردن ایمیل‌ها: همه‌ی سیستم‌های ایمیل امروزی قابلیت فیلتر کردن ایمیل ها بر اساس موارد و شرایط خاص رو میدن. من خودم بطرز شدیدی از rule ها استفاده می‌کنم. مثلاً یکسری وبسایت‌هایی که خبرنامه مربوط به بیزنس خاصی میفرستن میرن بطور خودکار توی یک فولدر مستقیم و از صفحه‎‌ی اصلی inbox ام دور میشن چون زیاد مهم نیستن. ایمیل های یک مشتری خاص تَگ اهمیت میخوره با رنگ خاصی و روی inbox می‌مونه. این چیزای ساده کمک می‌کنه که آدم روی موارد اصلی inbox تمرکز کنه. نکته کنکوری: جوری نباشد که برای هرچیزی یک رول و tag بسازیم و الا باز خودش میشه یک سربارِ وقت گیر! من مجموعاً در تمام سیستم‌های ایمیلیم 35تا rule دارم که خیلیاشون پیچیده هستن و توشون از AND یا OR استفاده کردم تا دقیق تر عمل کنن.
• لغو عضویت در خبرنامه‌ها و گروه‌های ناخواسته: گاهی پیش میاد در سایتی ثبت نام میکنین و بزور یا مجبورین تیکِ عضویت در خبرنامه رو بزنین یا خودشون بجای شما تصمیم می‌گیرن و عضوتون میکنن. یک رفتار بد مارکتینگ هم هست که ملت کلی لیست ایمیل میخرن و بدون اجازه شمارو عضو خبرنامه هاشون میکنن… من بلافاصله عضویت ایمیلم در این خبرنامه هارو لغو می‌کنم (Unsubscribe). متاسفانه بعضیاشون هم هستن که اجازه لغو نمیدن یا اصلا لغو نمیشن برای همین معمولاً اونارو بعنوان spam علامت‌گذاری میکنم. وب‌سایت‌ها یا اَپ‌هایی که داخل خودشون سیستم notification دارن، مثه شبکه‌های اجتماعی، کلاً ایمیل‌هاشون رو غیرفعال کردم چون Notification هاشون رو داخل وبسایت یا Appشون هرموقع لازم باشه میبینم.
• مرور سریع: ایمیل‌هایی که فرستنده آشنا نیست و عنوان (Subject) خیلی الکی دارن یا یجوری هست که بنظرم مهم نیست رو یکراست پاک میکنم، چون اگه برای فرستنده مهم بود حتماً یک عنوان مهم انتخاب میکرد، پس چرا باید برای من مهم باشه که وقت بذارم براش. ایمیل‌های دیگه هم رو که با فیلترهای قبلی مَچ نشدن، بطور خیلی سریع مرور میکنم و بعد تصمیم می‌گیرم که چه بلایی سرشون بیارم. ممکنه پاک بشن، ممکنه مجدد با دقت خونده بشن، ممکنه یه فیلتر بسازم براشون و … اینجاس که اون filtering rule ها خیلی اهمیت دارن و کمک میکنن که کمتر وقتتون صرف ایمیل‌های ناخواسته بشه.
• خالی‌کردن روزانه inbox: این یکی خیلی سخته و حتی خیلیا میگن یه افسانه نشدنی هست. برای من هم تقریباً نشدنی هست متاسفانه اما بعنوان یک هدف گذاشتم و همیشه سعی کردم تا میتونم inbox ام رو مرتب کنم و به کارهای مهم‎تر سریع‌تر رسیدگی کنم. طی یک هفته که میانگین گرفتم باز هم روزی 8 ایمیل روی inbox ام می‌مونه. حالا گاهی بیشتر گاهی کمتر. ولی همیشه سعی می‌کنم ساعت 2.5 3 شب قبل از خواب، مجدد inbox ام رو بررسی کنم و اگه چیزی قابل جابجایی یا حذف یا جواب کوتاه هست، اینکارو انجام میدم.
• ایمیل ابزار مدیریت کار و یادآوری نیست: خودم هم گاهی این رو فراموش می‌کنم. مثلاً میام یک کاری که باید انجام بدم رو draft می‌کنم بخیال اینکه بعداً برم پیش‌نویس هام رو چک کنم و انجام بدم. یا مثلاً دیدم بعضیا به خودشون ایمیل می‌زنن و توی inbox اشون نگه می‌دارن. یا اصلاً یک ایمیل رو نگه می‌دارم بعنوان یادآور جهت کاری که باید انجام بدم. نه! Task Management/Reminder ابزار متفاوت خودش رو داره که برای اینکار طراحی شده. اینجاس که باید از ادغام ابزارهایی که بالا لیست کردم استفاده کرد.
• جوابِ کامل: فقط وقتی به یک ایمیل جواب میدم که واقعاً لازمه! وقتی هم جواب میدم کامل جواب میدم تا لوپ کوتاه‌تر بشه. یعنی خوب ایمیل رو با دقت میخونم و بررسی میکنم و هرچی که لازم هست در پاسخ بگم رو آماده می‌کنم و مرتب می‌نویسم. اگه چیزی لازمه که ضمیمه کنم هم انجام میدم. درواقع همه سعیم رو میکنم که نیاز به یک ایمیل دیگه نباشه. دقت کنین شاید در بعضی ایمیل‌ها بهتر باشه یک مخاطب دیگه رو هم اضافه کنین تا سریعتر سرانجام ایمیل مشخص باشه، یا ممکنه افراد غیر ضروری در لیست مخاطبین باشن و باعث سردرگمی با اتلاف وقت بخاطر ایمیل اضافی بشه.
• تمرکز: تمام این‌کارهارو می‌کنیم تا تمرکز بهتری داشته باشیم و وقت رو بهتر مدیریت کنیم؛ در بحث مدیریت ایمیل و تمرکز چندتا نکته بنظرم مهمه:
  • تنظیمات notification ایمیل هم فقط برای ایمیل‌های خیلی مهم خبر بدن
  • وقتی می‌رم سراغ ایمیل‌ها و inbox، سعی کنم کارم رو تموم کنم و به موارد مهم رسیدگی کنم بعد برم سراغ یک کارِ دیگه. (multitasking همیشه جواب نمیده)
  • وقتی دارم خارج از inbox، در ارتباط با یکی از ایمیل‌ها فعالیت خاصی انجام میدم، اون رو کامل انجام بدم تا بتونم تکلیف اون ایمیل رو مشخص کنم (multitasking همیشه جواب نمیده)

و نهایتاً در نظر داشته باشیم که:

ما باید ایمیل رو مدیریت کنیم، نه اینکه ایمیل زندگی مارو مدیریت کنه

خیلی عالی میشه اگه شما هم ابزار خاصی استفاده می‌کنین که می‌تونه در زمینه مدیریت ایمیل مفید باشه یا نکته‌ی خاصی درباره این پروسه دارین، به اشتراک بگذارین.

همخوان کنید!

نویسنده: محمّد مقدّس

مسافر. عکاس تفریحی طبیعت. فرشته‌سرمایه‌گذار. هواخواه #رمزارز و Blockchain. ساکن اینترنت. در حال ساختِ زیگ. دیدن همه‌ی نوشته‌های محمّد مقدّس